Onboarding-Checkliste: vom Vertrag bis zum Ende der Probezeit

Warum eine Checkliste?

In vielen kleinen Betrieben läuft die Einarbeitung „irgendwie“: Wer gerade Zeit hat, zeigt der neuen Kollegin etwas. Das rächt sich. In der Onboarding-Studie von Haufe mit 775 HR-Verantwortlichen und Führungskräften gaben 36 % an, schon Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag erlebt zu haben. 78 % halten das eigene Onboarding für verbesserungsbedürftig, nur 25 % haben einen zentral organisierten Prozess.

Eine Checkliste löst nicht alles – aber sie sorgt dafür, dass nichts Wichtiges vergessen wird, egal wer gerade zuständig ist. Die Punkte unten lassen sich direkt auf dieser Seite abhaken oder ausdrucken.

Checkliste drucken

1. Preboarding: zwischen Vertrag und erstem Tag

• Willkommensnachricht innerhalb von 48 Stunden nach der Unterschrift
• Feste Ansprechperson (Patin oder Pate) benennen und vorstellen
• Infos zum ersten Tag schicken: Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner, Kleidung, Parken
• Arbeitsmittel vorbereiten: Arbeitsplatz, Geräte, Zugänge, Schlüssel, Arbeitskleidung
• Unterlagen anfordern (z. B. Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung)
• Team über Start, Rolle und Aufgaben informieren
• Einarbeitungsplan für die ersten Wochen erstellen
• Bei längerer Wartezeit: kurzer Kontakt zwischendurch (Anruf, Einladung zu einem Teamtermin)

2. Der erste Tag

• Persönlicher Empfang durch Führungskraft oder Pate – kein Warten am Empfang
• Rundgang und Vorstellung im Team
• Arbeitsplatz ist fertig, Zugänge funktionieren
• Unterweisung zu Arbeitsschutz und Sicherheit (Pflicht bei Einstellung, § 12 ArbSchG)
• Verpflichtung auf Datenschutz und Vertraulichkeit
• Gemeinsames Mittagessen oder Pause mit dem Team
• Kurzes Abschlussgespräch: Wie war der Tag? Was steht morgen an?

3. Die erste Woche

• Einarbeitungsplan gemeinsam durchgehen: Ziele, Lerninhalte, Ansprechpartner
• Erste kleine, eigenständige Aufgabe mit schnellem Erfolgserlebnis
• Tägliches kurzes Check-in (10 Minuten) mit Pate oder Führungskraft
• Wichtige Schnittstellen kennenlernen (andere Abteilungen, Kunden, Lieferanten)
• Feedbackgespräch am Ende der Woche – in beide Richtungen

4. Die ersten 100 Tage

• Ziele für die Probezeit schriftlich festhalten
• Wöchentliches Gespräch mit der Führungskraft (15–30 Minuten)
• 30-Tage-Gespräch: Stimmen Erwartungen und Realität überein?
• Notwendige Schulungen und Einweisungen einplanen
• Pate bleibt aktiv – mit fest eingeplanter Zeit
• Zwischengespräch nach etwa drei Monaten: Leistung, Zusammenarbeit, offene Fragen

5. Ende der Probezeit

• Strukturiertes Probezeitgespräch rechtzeitig vor Ablauf terminieren
• Frühzeitig entscheiden: In der Probezeit (max. sechs Monate) gilt eine Kündigungsfrist von zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB)
• Feedback der neuen Mitarbeitenden zum Onboarding einholen: Was hat geholfen, was hat gefehlt?
• Entwicklungsziele für das erste Jahr vereinbaren
• Erkenntnisse in die Checkliste für die nächste Einstellung übernehmen

Drei Tipps, damit die Checkliste wirkt

1. Verantwortung klären: Jeder Punkt braucht einen Namen, nicht „das Team“.
2. Erwartungen ehrlich machen: Falsche Erwartungen sind in der Haufe-Studie mit 56 % der häufigste Grund für frühe Kündigungen. Onboarding beginnt deshalb schon in der Stellenanzeige und im Bewerbungsgespräch.
3. Messen: Halten Sie fest, wie viele neue Mitarbeitende die Probezeit überstehen. Nur so sehen Sie, ob Ihr Onboarding besser wird.

Häufige Fragen

Quellen

1. Haufe: Onboarding-Studie 2023 (775 Befragte)
2. § 12 Arbeitsschutzgesetz – Unterweisung
3. § 622 BGB – Kündigungsfristen